QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Tạo ra một quy trình khép kín, toàn diện về việc triển khai tổ chức một sự kiện (diễn đàn, hội thảo, giới thiệu sản phẩm, đào tạo…). Quan trọng hơn là cho phép người điều hành, tổng đạo diễn của chương trình có thể kiểm soát liên tục và chặt chẽ các bước thông qua bản báo cáo về kết quả thực hiện.

I. Giai đoạn 1: Tiếp xúc và ký kết hợp đồng

- Khách hàng liên hệ đặt vấn đề yêu cầu tổ chức sự kiện.
- Đội đàm phán (gồm ít nhất 2 người, trong đó có 1 người am hiểu về tài chính, kế toán và có kinh nghiệm trong việc đàm phán)) tiến hành gặp gỡ khách hàng.
- Khách hàng thường có 3 đối tượng trong lần đầu tiếp xúc:
o Người giới thiệu, người môi giới cho DN biết đến Tâm Việt
o Ngươi giữ vai trò quyết định trong việc kí kết hợp đồng
o Người trực tiếp được đào tạo.
 Nắm giữ càng nhiều những thông tin cá nhân về các đối tượng này càng tốt. (thói quen, sở thích, quan hệ xã hội).

 Vòng lặp đàm phán:
Gặp gỡ khách hàng  nắm bắt nhu cầu  đánh giá nguồn lực TV + phân tích nhu cầu  đưa ra bản kế hoạch phác thảo khách hàng  gặp gỡ  thống nhất ý kiến với khách hàng về nhu cầu  …..  Bản kế hoạch chi tiết
 Nắm bắt nhu cầu khách hàng: Lưu trữ những nhu cầu một cách thô sơ nhất vì khách hàng không thể nắm bắt được rõ ràng mình muốn gì và sẽ làm gì.
 Tiếp xúc và tiếp nhận mọi yêu cầu của khách hàng
 Đặt câu hỏi với khách hàng: Danh sách câu hỏi để khách hàng có thể nêu lên được nhu cầu của mình[Phụ lục 1].
 Khảo sát khách hàng:
- Yêu cầu đối tác cung cấp thông tin về học viên
- Phát phiếu khảo sát phân loại khách hàng
- Trực tiếp đi gặp gỡ với học viên được đào tạo.
 Đánh giá nguồn lực hiện tại của Tâm Việt: đưa ra bản chi phí cơ hội chi tiết cho sự kiện. Bản này sẽ có được tổng hơp từ 3 bảng: bảng danh sách sản phầm đào tạo, bảng nguồn lực con người, bảng danh sách nhà cung cấp.
 Sản phẩm đào tạo[Phụ lục 2]
- Giảng viên
- Bài giảng
- Dụng cụ
 Nguồn lực: [Phụ lục 3]
- Số lượng người tham gia
- Chi phí và công sức người tham gia bỏ ra
 Nhà cung cấp các dịch vụ cho sự kiện. [Phụ lục 4] yêu cầu đưa ra những danh sách các nhà cung cấp dịch vụ tương ứng với các vật liệu, dụng cụ, nhân lực outsource.
- Danh sách tất cả các nhà cung cấp cho từng đề mục.
- Mỗi đề mục thì có 1 danh sách các nhà cung cấp
- Lựa chọn nhà cung cấp phù hợp.
 Nhà tài trợ[Phụ lục 5]: Yêu cầu đưa ra bảng danh sách các nhà tài trợ cho sự kiện, số lượng, độ ưu tiên.
- Danh sách nhà tài trợ.
- Hồ sơ tài trợ.
- Lựa chọn nhà tài trợ phù hợp với mảng sự kiện hướng tới.
 Với mỗi một loại hình đào tạo, chúng ta đều có quy trình đào tạo chuẩn, đi kèm với danh sách các công cụ, nhà cung cấp, nhà tài trợ tương ứng.

 Phân tích nhu cầu khách hàng: đưa ra bảng chi tiết các yêu cầu của khách hàng, kết hợp với phân bố nguồn lực của ta để đưa ra kế hoạch hành động chi tiết.
 Dựa trên yêu cầu cơ bản của khách hàng, đưa ra bản kế hoạch hành động chi tiết.
 Đưa ra các modul công việc có định giá cụ thể cho khách hàng chọn lựa để phân chia công việc hai bên như chuẩn bị đồ ăn, chuẩn bị âm thanh, ánh sáng, làm lửa trại, làm đào tạo
 Đưa ra nhiều phương án lựa chọn cho khách hàng: nhiều địa điểm, đồ ăn…
o Soạn thảo hợp đồng:
- Ghi rõ điều lệ 2 bên
- Nội dung công việc
- Phương pháp đào tạo
- Trách nhiệm mỗi bên
- Giá trị hợp đồng và cách thức thanh toán

II. Giai đoạn 2 : Chuẩn bị tổ chức

 Thông báo cho toàn bộ nhân viên, kêu gọi sự tham gia của mọi người.
 Tiến hành đi tiền trạm, đến địa điểm sẽ diễn ra sự kiện, có được sơ đồ của nơi đó.
 Đảm bảo các chương trình trong kịch bản đúng luật và được chính quyền địa phương cho phép.
 Lập bảng phân chia công việc cụ thể, có thể dựa vào bản sơ yếu lý lịch & thành tích cá nhân của từng người. [Phụ lục 6] => Để đưa ra danh sách các nhóm trưởng. Mỗi trưởng nhóm có nhiệm vụ hướng dẫn một thành viên khác học việc.(Một hoạc nhiều thành viên học việc, tuỳ vào tính chất công việc)
 Trưởng nhóm lập bảng phân công công việc cho nhóm mình, dựa vào bảng mô tả công việc [Phụ lục 7] và bản dự trù kinh phí chi tiết [Phụ lục 8] => Để đưa ra danh sách chi tiết các thành viên tham gia sự kiện. Các nhóm trưởng chịu trách nhiệm nắm đầu việc và báo cáo thường xuyên cho tổng đạo diễn chương trình. Những người này phải thường xuyên họp mặt để thống nhất ý tưởng và tiến độ công việc.(Hình thức trao đổi là gì ?)
 Đưa thông tin kịch bản chương trình đến tận tay từng cá nhân có tên trong kịch bản chương trình.
 Đối với mỗi nhóm: (Danh sách đầu việc của từng nhóm hành động trong sự kiện)
• Lên danh sách cụ thể các đầu việc, giao việc cụ thể cho từng cá nhân (kiểm tra tiến độ dựa vào bảng mô tả công việc).
• Tập luyện các kĩ năng phục vụ cho sự kiện.
• Với các dụng cụ hay các yếu tố ngoài cần chuẩn bị thì liên hệ với các nhà phân phối  Đưa ra danh sách nhà cung cấp cần có (Quá trình này sẽ tích luỹ số lượng nhà cung cấp)
• Báo cáo ngay khi có khó khăn phát sinh trong quá trình chuẩn bị.
• Luôn luôn có ít nhất 1 người đóng vai trò dự bị thay cho nhóm trưởng, đề phòng sự cố hoặc có thay đổi nhân sự đột ngột (ngươi này phải nắm bắt được toàn bộ công việc).
 Một số nhóm chuẩn bị bắt buộc ở 1 số sự kiện
• Chuẩn bị về y tế
• Chuẩn bị thẻ tên cho Ban tổ chức
• Chuẩn bị hậu cần cho người nhà mình, cho sự kiện.
• Lên danh sách cac phần cần outsource
• Thiết kế bản khảo sát để tìm hiểu đánh giá của học viên trực tiếp tham gia chương trình và nhu cầu của họ trong tương lai.
 Chạy demo chương trình cho nhiều phương án
• Ghép các module.
• Thống nhất việc chỉ huy của các đội.
• Đặt các tình huống phụ và tập luyện với tình huống đó.

III. Giai đoạn 3: Triển khai:

Không thể tạo ra 1 quy trình chuẩn mà chỉ có thể tạo ra 1 dạng tài sấnc bài tập và các bài học
 Trước giờ khai mạc chính thức, kiểm tra tổng thể toàn bộ các bộ phận, đảm bảo cả ekip ở vị trí sẵn sàng.
 Người điều hành cần có 2 trợ lý
 Kinh nghiệm quản lý rủi ro: kinh nghiệm là gì?
 Vai trò nhóm phản ứng nhanh cần đc nhấn mạnh?
 Có riêng 1 nhóm triển khai phỏng vấn trực tiếp các học viên tham dự chương trình, dựa vào mẫu khảo sát [Phụ lục 9]
 Sau lễ bế mạc:
- Dọn dẹp nơi tổ chức
- Sửa lại những vật dụng đã sử dụng
- Thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp
- Bảo quản kho (bảo trì những dụng cụ dùng nhiều lần)

IV. Giai đoạn 4 : Đánh giá sau đào tạo (Tự đánh giá và học viên đánh giá)
 Nội bộ họp rút kinh nghiệm, đánh giá về sự kiện: Sau khi event kết thúc, mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo ghi nhận lại những thành công và thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc sự kiện để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những chương trình sau. Đây chính là quá trình tăng vốn và thành văn của Tâm Việt.[Phụ lục 10]
 Tổng hợp số liệu, tư liệu về chương trình để chuẩn bị đi đàm phán, thanh lý hợp đồng. [Phụ lục 11]
 Thanh lý hợp đồng:
 Một số tiêu chí đánh giá thành công của một sự kiện:
o Đáp ứng được mục tiêu đề ra (Sự kiện đó đã thực hiện được bao nhiêu % kế hoạch và mục tiêu đề ra?)
o Phạm vi ảnh hưởng của sự kiện (Sự kiện được biết đến trong phạm vi xác định trước hay được mở rộng hơn)
o Mức độ ảnh hưởng của sự kiện (Bao nhiêu khách hàng biết đến sự kiện đó và khách hàng nhớ được bao nhiêu thông tin mà sự kiện muốn truyền tải?)
o Tác động của sự kiện đối với cộng đồng, xã hội (Tốt hay xấu, có lợi hay có hại...)
o Lợi ích về kinh tế thu được từ sự kiện này (Bán được bao nhiêu sản phẩm, bao nhiêu khách hàng đăng ký sử dụng dịch vụ,...)
o Sự hỗ trợ, phối hợp, giúp đỡ của các cơ quan, đơn vị, công ty, đối tác,...
o Sự đánh giá của báo chí, truyền thông
o Sự nhìn nhận của chính quyền
o Chi phí cho sự kiện

Viết bởi Đồng Xuân Tứ on December 2, 2009 at 9:18am in TC Teamwork Club